Die perfekte ToDo-Liste, die es nie geben wird

Wir sind im Jahr 2017 an einem Punkt angekommen, an dem sich die meisten Taskmanager auf dem Markt weitgehend gleichen. Angefangen bei der groben Struktur, die aus Listen besteht, in welchen wiederum die Aufgaben gesammelt werden können, bis hin zu den grundlegenden Funktionen unterscheiden sie sich kaum. Eine Inbox als Sammelstelle für alle neuen Aufgaben, Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Notizen – all diese Features gehören zu einer ToDo-Liste wie der inflationäre Gebrauch des Wortes „amazing“ zu Apples Produktpräsentationen. Bis auf Exoten wie das Inzwischen von Google aufgekaufte Timeful machen allenfalls Nuancen den Unterschied aus – doch genau diese sind es, die unsere Nutzungserfahrung massiv beeinflussen können. Sie können darüber entscheiden, ob eine solche App zu unserer täglichen Anlaufstelle wird oder sich zu den vielen anderen Programmen gesellt, die zwar ausprobiert, aber nie länger ernsthaft genutzt werden.

Die Anforderungen, die an eine App gestellt werden, gehen ebenso wie die persönlichen Geschmäcker bei vielen Nutzern häufig weit auseinander. Ein Feature, das für den einen unersetzlich ist, kann ein anderer als überflüssig oder sogar störend empfinden. Ein perfektes Produkt kann es also gar nicht geben. Trotzdem möchte ich in diesem Artikel versuchen, meine persönliche Perfekte ToDo-Liste zusammenzustellen. Dabei ist es völlig unerheblich, dass einige Punkte auf der ToDo-Liste nur schwer miteinander in Einklang zu bringen sind oder sich sogar widersprechen. Es soll in diesem Beitrag vielmehr darum gehen, Features miteinander zu kombinieren, die in einem Vakuum für sich genommen gut aussehen, aber nicht unbedingt zusammen funktionieren müssen. Die oben genannten Standardfunktionen sind dabei als Grundlage gesetzt – schließlich sind sie bei den meisten Lösungen ohnehin an Bord.

Todoist: Unteraufgaben

Unteraufgaben sind inzwischen in nahezu allen Anwendungen zu finden. Sie dienen dazu, eine größere Aufgabe in kleinere Arbeitsschritte herunterzubrechen und gehören damit zu den vielleicht nützlichsten Features in solchen Anwendungen. Bei den meisten Apps bleiben die Unteraufgaben nur leider immer fest mit der übergeordneten Aufgabe verbunden. Anders verhält es sich bei Todoist. Durch simples Einrücken unter eine andere Aufgabe kann ein neuer Eintrag einfach als Unteraufgabe definiert werden, die von Todoist allerdings nicht anders behandelt wird als andere Einträge. Sie kann an einem anderen Tag fällig sein und mit einer anderen Priorität versehen werden als die Hauptaufgabe.

Diese Funktion macht die Organisation von größeren Vorhaben, die gerne einmal über mehrere Tage verteilte Arbeitsschritte erfordern, wesentlich einfacher. Ein Beispiel aus dem Blogging-Alltag: Für einen Beitrag ist die Recherche am ersten, das Schreiben am zweiten und alles Weitere – von der Bildbearbeitung bis zum Einarbeiten des Beitrags in WordPress – am dritten Tag fällig. Legt man für alle diese Zwischenschritte jeweils Unteraufgaben an, tauchen diese an den entsprechenden Tagen in der Heute-Ansicht auf – auch wenn die übergeordnete Aufgabe noch gar nicht fällig ist. Diese Funktion – simpel und dennoch kaum in anderen ToDo-Apps zu finden – ist der Hauptgrund dafür, dass ich trotz des ständigen Ausprobierens neuer Lösungen immer wieder zu Todoist zurückkehre. Keine andere App ermöglicht es, eine umfangreiche Aufgabe so einfach in mehrere kleine Schritte aufzuteilen, ohne den Überblick über den aktuellen Stand zu verlieren.

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TickTick: Fortschrittsanzeige

Manchmal sind es die scheinbar kleinen Dinge, die einen großen Einfluss haben. Als ich vor ein paar Wochen in einem Anflug von Neugierde die App TickTick ausprobierte, fiel mir irgendwann eine kleine und eher unscheinbare Funktion auf. Sie wurde nirgendwo beworben, und die meisten Nutzer werden sie wahrscheinlich weder bemerken, noch für besonders wichtig erachten. Doch so einfach die Funktion sein mag, so genial ist der Gedanke dahinter. TickTick kann den Fortschritt jeder Aufgabe mit einer Art Tortendiagramm oder einem Fortschrittsbalken anzeigen.

Besteht eine Aufgabe aus mehreren Unteraufgaben, bemisst die App den aktuellen Stand anhand der bereits Erledigten. Für einfache Aufgaben kann der Fortschritt auf Wunsch per Hand frei eingestellt werden. Diese Funktion eignet sich sicher nicht, um Premium-Abos zu verkaufen und konnte mich auch nicht dazu bringen, TickTick länger als ein paar Testwochen zu nutzen, kann für einen guten Überblick aber dennoch Gold wert sein. Ein kurzer Blick reicht aus, um zu sehen, wie viel Arbeit ungefähr noch vor einem liegt – auch wenn man die entsprechende Aufgabe noch gar nicht angeklickt hat.

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Clear: Bedienung

Heute krähen nur noch wenige Hähne nach der simplen ToDo-App Clear. Seit Ende 2015 wurde sie nicht mehr mit einem Update versorgt und im sich schnell verändernden Markt der Taskmanager nicht nur überholt, sondern mehrfach überrundet. Der Entwickler Realmac Software scheint seinem einst bekanntesten Produkt nicht mehr allzu viel Aufmerksamkeit zu widmen und tut es damit sowohl Medien als auch Nutzern gleich. Als das Programm im Jahr 2012 für das iPhone erschien, sah dies noch anders aus. Einige Tech-Blogs lobten die ungewöhnliche App bereits als bereits als die potentielle Zukunft der ToDo-Listen, was vor allem am Bedienkonzept lag.

Clear schafft es dank einer nahezu perfekten Nutzung des Touchscreens fast komplett ohne Buttons auszukommen. Es nutzt den berührungsempfindlichen Bildschirm anders als viele Konkurrenzprodukte nicht nur aus, um Knöpfe virtuell darzustellen. Stattdessen fokussierten sich die Entwickler auf eine damals innovative Art der Bedienung, die ohne ein solches Panel nicht möglich wäre. Neue Aufgaben werden durch ein simples Herunterziehen erstellt. Ein Wischen nach rechts markiert eine Aufgabe als erledigt, während ein Wischen in die entgegengesetzte Richtung diese löscht. Zusätzlich können alle ToDos per drag-and-drop nach Priorität sortiert werden. Die Navigation zwischen den verschiedenen Listen kommt ebenfalls ohne Buttons aus. Sicher ist es nur schwer möglich, die Fülle an Features heutiger ToDo-Listen mit einem solchen Bedienkonzept in Einklang zu bringen, jedoch könnte sich der ein oder andere Entwickler in Sachen Minimalismus an Clear ein Beispiel nehmen.

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Wunderlist: Design

Die Wunderlist hat eine ungewöhnliche Entwicklungsgeschichte hinter sich. Innerhalb weniger Jahre entwickelte sie sich vom hässlichen Nebenprodukt des Wunderkits zu einer ernstzunehmenden eigenständigen App, um später von Microsoft für mehr als 100 Millionen US-Dollar übernommen zu werden. Parallel zur wachsenden Bedeutung der Wunderlist auf dem Markt der ToDo-Listen verbesserte sich dabei das Design. Ein Blick auf alte Screenshots der Desktop-Version reicht aus, um aufzuzeigen, wie sehr Wunderlist im Laufe der Jahre optisch aufgebessert wurde. Natürlich ist Design immer etwas Subjektives, dessen Rezeption immer von Faktoren wie dem persönlichen Geschmack oder der zeitlichen Epoche abhängt. Bevor Apple 2013 mit iOS 7 seine Software in die Hänge von Jonathan Ive legte und mit einem flachen Design ausstattete, galt eine möglichst originalgetreue Nachbildung realer Gegenstände in der Softwareentwicklung als modern. Heute wirken solche Apps nur noch altbacken, woran nicht nur Apple, sondern auch Googles Material Design eine Mitschuld trägt.

In meinen Augen gehört Wunderlist zu den schönsten ToDo-Apps, die aktuell in den Stores von Apple und Google zu finden sind. Sie orientiert sich am Flat Design, was die ganze App nicht nur modern, sondern auch aufgeräumt wirken lässt. Egal, ob iOS, Android oder Windows 10 – überall harmoniert das Design der App perfekt mit dem Rest des Betriebsystems. Selbst kleinere Details wie Icons oder Schriftarten sind perfekt aufeinander abgestimmt. Durch das austauschbare Hintergrundbild lässt Wunderlist zumindest etwas Raum für Anpassungen an den eigenen Geschmack, da sich auch das Farbschema dem gewählten Hintergrund anpasst. Verglichen mit der Konkurrenz, die maximal die Änderung der Kopfzeilenfarbe zulässt, bietet Wunderlist sogar ein recht hohes Maß an Personalisierbarkeit.

Wunderlist: To-Do Liste
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Unteraufgaben wie bei Todoist, eine Fortschrittsanzeige wie bei TickTick, Clears gute Bedienbarkeit und Wunderlists schlichtes Design – das ist meine perfekte ToDo-Liste, die es vermutlich nie geben wird.